... LADEN ...
Ehrenamtliche Vorstände gewinnen und binden
FES Haus
DIESE INFOGRAFIK IST HIER NUR IN EINER EINGESCHRÄNKTEN MOBILEN VERSION ANGEZEIGT. Für die volle interaktive Ansicht bitte auf einer Tablet-, Laptop- oder Desktopauflösung ansehen.
Illustration der Abläufe zum Einsetzen eines Vorstands anhand des Sinnbilds eines Hauses

Ehrenamtliche Vorstände gewinnen und binden

1)
Vereinshaus richten

illustrierte Animation eines Maurers, welcher ein Fundament aus Backsteinen per Hand aufsetzt
Erfolgreiche Vorstandsarbeit ist ein Thema für die gesamte Organisation! Vorstandswechsel sollten nicht kurzfristig und übereilt und mit viel Überredungskunst stattfinden, sondern langfristig geplant und vorbereitet werden. Grundlage dafür ist, „das Haus zu richten“. Das bedeutet z.B., dass Strukturen und Prozesse in der Organisation bereitgestellt werden müssen, die eine möglichst reibungsfreie und effiziente Vorstandsarbeit ermöglichen sowie Vorstandsaufgaben in kleinere Pakete gepackt und auf mehrere Schultern verteilt werden.
Rahmenbedingungen klären
M
Fragen Sie dafür in Ihrer Organisation:
  • Ist der Vereinszweck noch zeitgemäß und attraktiv?
  • Besteht eine Klarheit über Ziele, Themen und Aufgaben in Ihrem Verein?
  • Herrscht in Ihrem Verein eine Vereinskultur, in der man sich wohl fühlt?
  • Gibt es machbare Arbeitspakete für die Vorstandsarbeit?
  • Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert?
  • Sind die Kommunikations- und Informationswege klar?
  • Gibt es eine Dokumentation der Grundaussagen zur Identität, Zielsetzung und Struktur des Vereins (Vereinszweck, Leitbild, Philosophie, Rituale, Werte, Vereinskultur, grundsätzliche Regelungen)?
  • Existieren im Verein Dienstleistungen zur Unterstützung und Anerkennung der Arbeit?
5
Tipp:
Erleichtern Sie die Vorstandsarbeit, indem Sie ein Handbuch o.ä. bereitstellen, indem die wichtigsten Informationen (u.a. Ziele, Aufgaben, Arbeitsweisen) transparent und zugänglich sind.

 

Vorstandsaufgaben verteilen
$
So verteilen Sie Vorstandsaufgaben auf mehrere Schultern.
  • Richten Sie mehrere Ressorts ein, wie: Öffentlichkeitsarbeit, Events, Logistik, Finanzen, Programmplanung, Vorsitzende/r und Stellvertreter_in, für die jeweils eine Person aus dem Vorstand verantwortlich ist.
  • Schaffen Sie Komitees/Beiräte/Ausschüsse für spezifische Aufgabenbereiche, die den Vorstand unterstützen und zukünftige Vorstandskandidat_innen entwickeln.
  • Nutzen Sie Ressourcen aus der Mitgliedschaft: Können einzelne Aufgaben und Tätigkeiten als verantwortungsvolle Engagementmöglichkeiten (z.B. Mitwirkung bei Kampagnen oder Veranstaltungen) außerhalb des Vorstandes realisiert werden?
  • Denken Sie über eine passende Erweiterung des Vorstandes durch Mitglieder auf Zeit oder z.B. durch Jugendvorstände nach.
  • Sorgen Sie, wenn sinnvoll, für Entlastung und Partizipation durch Rotation, z.B.: durch rotierenden Vorstand oder rotierende Aufgaben innerhalb des Vorstands.
  • Splitten Sie Ämter, d.h. verantwortungsvolle Aufgaben werden aufgeteilt, z.B. durch ein Tandem aus erfahrenem und neuem Vorstandsmitglied.
  • Tragen Sie dem Wandel Rechnung, indem Sie Satzungen flexibler formulieren, beispielsweise durch Selbstergänzungsklausel Vorstand, Vertretungsbefugnisse, o.ä..
  • Entscheiden Sie wann Hauptamtlichkeit sinnvoll ist. Hybridstellen (Mischung Ehrenamt/Hauptamt) könnten eine Lösung sein. Hier wird ein Teil der Aufgaben vergütet, wenn sie z.B. besonders anspruchsvoll sind.
5
Tipp:
Erleichtern Sie die Vorstandsarbeit, indem Sie ein Handbuch o.ä. bereitstellen, indem die wichtigsten Informationen (u.a. Ziele, Aufgaben, Arbeitsweisen) transparent und zugänglich sind.

2)
Festlegung von Vorstandsaufgaben und -anforderungen

illustrierte Animation von jemandem, der etwas anschreibt auf Zettel an der Wand
Potenzielle Vorstandskandidat_innen können leichter gewonnen werden, wenn klar ist, was an Aufgaben und Zeitaufwand auf sie zukommt und welche Unterstützungsangebote es für sie gibt. Gehen Sie hierbei wie folgt vor.
Aufgaben beschreiben
1. Beschreiben Sie die Aufgaben ...
... der einzelnen Vorstandsämter und die Anforderungen so genau wie möglich. Versuchen Sie dabei alle relevanten Fragen zu beantworten und schriftlich festzuhalten.
M
Fragen Sie dafür in Ihrer Organisation:
  • Welchen Titel trägt die Funktion, für die Interessent_innen gesucht werden?
  • Welche konkreten Aufgaben sind in dieser Funktion zu erledigen?
  • Wie viel Zeit ist für die Ausübung der Funktion aufzuwenden?
  • Wo ist diese Funktion hauptsächlich auszuüben (Einsatzort)?
  • Welche Fähigkeiten, Kompetenzen, Kenntnisse und Erfahrungen sind dafür erforderlich?
  • Wie kann die Organisation und deren Mission möglichst attraktiv beschrieben werden?

 

Stellenbeschreibung
2. Verfassen Sie auf dieser Basis eine Stellenbeschreibung, ...
... die auch klar macht, was der Verein bietet und wie Unterstützungsangebote aussehen.
M
Fragen Sie dafür in Ihrer Organisation:
  • Was bietet die Organisation an Unterstützung und Anerkennung?
    • (Infrastruktur, Einarbeitung, Fortbildung, Aufwandsentschädigung …)
  • Welche Möglichkeiten des Hineinschnupperns in die Tätigkeit gibt es?
  • Wer ist Ansprechpartner_in bei Interesse?

 

Kandidat_innen-Suche
3. Entscheiden Sie, ...
... wo und wie Sie nach Kandidat_innen suchen.
M
Fragen Sie dafür in Ihrer Organisation:
  • Gibt es Interessent_innen und Nachwuchs in den eigenen Reihen (Mitglieder, Ehrenamtliche)?
  • Kommt externe Werbung in Frage (z.B. bei Personen, die von den Dienstleistungen des Vereins profitieren) und an welchen Stellen?
  • Welche Partner_innen (andere Vereine, Universitäten, Wirtschaft, …) können bei der Suche unterstützen?

3)
Werben & Gewinnen von Vorstandskandidat_innen

illustrierte Animation von jemandem mit einem Megafon, der da rein etwas ruft
Für die Vorstandsgewinnung ist, neben der Bewerbung für das Amt über „Stellenbeschreibung“, auch eine persönliche Ansprache potenzieller Kandidat_innen wichtig.
Persönliche Ansprache
$
So gelingt die persönliche Ansprache:
  • Machen Sie deutlich, warum die Vorstandsarbeit in Ihrem Verein attraktiv ist. Sprechen Sie dabei die Motive potenzieller Engagierter an.
  • Informieren Sie über die Aufgaben und mögliche Unterstützungsangebote des Vereins für die Vorstandsarbeit.
  • Sprechen Sie aber auch über die Schwächen der Organisation und benennen Sie Entwicklungsbedarfe.
  • Machen Sie sich selbst ein Bild über Erwartungen, Motive und Kompetenzen des potenziellen Vorstandsmitglieds.
  • Gehen Sie auf mögliche Bedenken ein, die im Vorfeld entstehen könnten, und räumen Sie diese aus.
  • Bieten Sie Möglichkeiten für Interessierte in die Vorstandstätigkeit hineinzuschnuppern (Hospitanzen, Begleitung zu Terminen, Praktika…), damit die Kandidat_innen einen Eindruck von der Vorstandsarbeit bekommen.

 

Motive potentiell Engagierter
$
Das sind Motive potenziell Engagierter, die Sie bei der Bewerbung des Vorstandsamtes ansprechen können:
  • Identifikation mit einer persönlich wichtigen Sache
  • Verwirklichung einer Idee
  • Gestaltung gesellschaftlicher Entwicklungen
  • Möglichkeiten zur Selbstverwirklichung durch spannende, verantwortungsvolle Aufgaben
  • Chancen zur persönlichen Weiterbildung und Entwicklung
  • Prestige, Anerkennung oder Ansehen
  • Unterstützung durch den Verein

4)
Wahl des Vorstands

illustrierte Animation von Menschen, die einen Wahlzettel in eine Wahlurne stecken
Wenn Sie geeignete Kandidat_innen für das Vorstandsamt gefunden haben, kann die Wahl vorbereitet werden.
Wahlvorbereitung
$
So gehen Sie vor, wenn sich für ein Vorstandsamt mehrere Kandidat_innen beworben haben:
  • Erstellen Sie eine Kandidat_innen-Liste.
  • Stellen Sie die Kandidat_innen den Mitgliedern vor, damit diese auch qualifiziert eine Wahlentscheidung treffen können.
  • Prüfen Sie Ihre Satzung auf die Vorgaben zum Wahlverfahren und passen Sie diese gegebenenfalls an.
  • Machen Sie deutlich, welche Vertretungsmacht der Vorstand hat und welche Bedeutung die verschiedenen Schritte des Wahlverfahrens haben.
5
Tipp:
Wahlverfahren können auch ein Instrument für Diversity Management sein, um die Vielfalt der Gesellschaft auch in Ihrer Organisation sichtbar zu machen (bspw. paritätische Wahllisten zwischen den Geschlechtern).

5)
Einführung in die Vorstandsarbeit

illustrierte Animation von 2 Leuten, die etwas an einem Flipchart auswerten mit Diagrammen und Daten
Ist der neue Vorstand im Amt, sind eine Einführungsphase, Informationen, Handreichungen und Checklisten zur Vorstandsarbeit die Grundlage für eine erfolgreiche Einarbeitung.
Die Einführungsphase
$
So gelingt die Einführung des Vorstands:
  • Stellen Sie ausreichende und gezielte Informationen zur Vorstandstätigkeit, zum Verein und dem Umfeld z.B. in Form eines Willkommenspaketes zur Verfügung.
  • Nennen Sie Beratungs- und Ansprechpartner_innen bei Fragen des Vorstands.
  • Stellen Sie neue Vorstandsmitglieder im Verein, im Vorstand und bei den Kooperationspartner_innen vor.
  • Bieten Sie Einführungsfortbildungen / ggf. ein „Mentoring“ für neue Vorstandsmitglieder an.
  • Gehen Sie auf mögliche Bedenken ein, die im Vorfeld entstehen könnten, und räumen Sie diese aus.
  • Gewähren Sie genügend Einarbeitungszeit am besten im Tandem mit ehemaliger/m Amtsinhaber_in!

 

Das Willkommenspaket
$
In einem Willkommenspaket können Sie neuen Vorständen gezielt Informationen zur Vorstandstätigkeit, zum Verein und dem Umfeld zur Verfügung stellen. Darin enthalten sein sollten:
  • Informationen zu Vereinszielen und Geschichte des Vereins
  • Grunddaten über die Mitgliederstruktur und -entwicklung
  • Fakten über die Finanzstruktur
  • Übersicht über die Vereinsaktivitäten
  • Übersicht über die Gremien und die Organisationsstruktur
  • Informationen zur Geschäftsordnung, Aufgabengliederungsplan und Organigramm
  • Angaben zur ehren- und hauptamtlichen Personalstruktur
  • Informationen zum Umfeld (Partner_innenstruktur, konkurierende Vereine)

6)
Die Zusammenarbeit effektiv gestalten

illustrierte Animation von Leuten, die sinnbildlich mit Zahnrädern verbunden sind zwischen ihnen, während sie zusammenarbeiten
Gute Zusammenarbeit

Eine professionelle Zusammenarbeit im Vorstand ist Voraussetzung für eine gute Vereinsarbeit. Nach Langenickel ist diese von vier Seiten abhängig.

$
Achten Sie in der Zusammenarbeit auf ...
  • … eine gute Zusammensetzung des Vorstands.
    Hier ist die Zusammensetzung aus Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Talenten und Erfahrungen wichtig.
  • … Klarheit bzgl. der Zielsetzung des Vereins.
    Der Vorstand ist für die Formulierung langfristiger strategischer Verbandsziele und die Prioritätensetzung der Organisation verantwortlich (normatives, strategisches Management). Diese sollten klar und präzise formuliert sein.
  • … eine gute Beziehung zwischen Vorstand und Geschäftsführung.
    Für eine gute Beziehung sind klare Verantwortlichkeiten von Vorstand und Geschäftsführung wichtig, die Kommunikations- und Informationswege sollten klar sein und der Vorstand sollte konsequent Verantwortung auf die Geschäftsführung delegieren. Vorstandsaufgabe ist es die Geschäftsführung zu unterstützen und zu kontrollieren.
  • … eine gute Vorstands- und Sitzungskultur.
    Der Vorstand ist verantwortlich für die Vorstands- und Sitzungskultur. Ein professionelles Sitzungsmanagement ist Voraussetzung für ein effektives Arbeiten und die Zufriedenheit aller Sitzungsteilnehmer_innen.
5
Tipp:
Der Vorstand sollte sich nicht in Alltagsaktivitäten verzetteln, sondern sich immer wieder seine Verantwortung für die strategische Führung bewusst werden und andere Aufgaben konsequent an die Geschäftsführung delegieren.

 

professionelles Sitzungsmanagement

Ein professionelles Sitzungsmanagement ist Voraussetzung für ein effektives Arbeiten und die Zufriedenheit aller Sitzungsteilnehmer_innen.

$
So können Sie Ihre Vorstandssitzungen effektiv gestalten:
  • Finden Sie einen guten Turnus für Sitzungen, der den Bedürfnissen und Lebenslagen Ihrer Mitglieder gerecht wird.
  • Laden Sie frühzeitig zur Sitzung ein.
  • Bereiten Sie Sitzungen gut vor. Erstellen Sie bspw. eine kommentierte bearbeitungsreife Tagesordnung, die unterscheidet zwischen TOPs zum Entscheiden, Diskutieren/Beraten, erste Erörterung, Bericht/zur Kenntnisnahme, etc., und versenden Sie diese frühzeitig an alle.
  • Lassen Sie die Sitzungsleitung rotieren.
  • Achten Sie darauf, dass die Zeiten während der Sitzung eingehalten werden.
  • Treffen Sie klare Protokoll-Vereinbarungen.
  • Verfolgen Sie Beschlüsse und Aufgabenverteilungen nach.

7)
Unterstützung des Vorstands

illustrierte Animation von 2 Leuten, wobei einer dem anderen einen kleinen Block übergibt
Damit Vorstände ihre Arbeit erfolgreich und effizient erledigen können, ist es wichtig, diese - je nach Bedarf - in ihrer Arbeit begleitend zu unterstützen. Sprechen Sie mit den Vorständen und fragen Sie nach deren Unterstützungsbedarfen.
Unterstützungsangebote
$
So können Sie die Vorstandsarbeit unterstützen:
  • Stellen Sie alle benötigten Ressourcen zur Verfügung.
  • Stellen Sie Handbücher, Checklisten, Arbeits- und Planungshilfen für die Vorstandsarbeit bereit.
  • Benennen Sie Ansprechpartner_innen bei Fragen und für Beratung und Prozessbegleitung.
  • Ermöglichen Sie Weiterbildung und damit gezielte Kompetenzentwicklung für den Vorstand.
  • Schaffen Sie Vernetzungs- und Austauschmöglichkeiten z.B. mit anderen Vorständen.

8)
Evaluation der Vorstandsarbeit

illustrierte Animation von jemandem, der an einer Stripe zieht und damit eine Glühbirne einschaltet
Im Rahmen einer kontinuierlichen (Selbst-)Evaluation können Erfolge und Misserfolge (bzgl. der Rahmenbedingungen, Anforderungen, Einarbeitung, Zusammenarbeit, Unterstützung) und somit auch die Effizienz der Vorstandsarbeit reflektiert werden und Schwachstellen ausgebessert werden.
Vorstandsarbeit auswerten
$
Diese Fragen helfen Ihnen mögliche Probleme der Vorstandsarbeit frühzeitig zu identifizieren und zu lösen:
  • Inwieweit stehen die Kompetenzen des Vorstands im Verhältnis zu den Kompetenzanforderungen der Vorstandsarbeit und der Vorstandsmitglieder? (Überforderung/Unterforderung)
  • Funktioniert die Arbeitsteilung zwischen Vorstand und hauptamtlichen Mitarbeiter_innen/Geschäftsführung (Delegation, Rückdelegation, klare Aufgabenabgrenzung, vertrauensvolle Atmosphäre, leitet und führt der Vorstand …)?
  • Steht die Zusammensetzung des Vorstands im Verhältnis zur Zusammensetzung der Mitglieder und/oder der Zielgruppen?
5
Tipp:
Institutionalisieren Sie eine regelmäßige systematische Selbstkontrolle und -einschätzung des Vorstands z.B. in Form von Wochenendklausuren oder moderierten Supervisionen. Man kann aber auch die Mitglieder und Bezugsgruppen zu ihrer Zufriedenheit mit dem Vorstand befragen.

9)
Ausscheiden aus dem Amt

illustrierte Animation von jemandem, der einem anderen die Hand schüttelt und eine Sprechblase mit dem Wort Danke über sich hat
Nichts ist beständiger als der Wandel. Und das betrifft auch die Vorstandsarbeit. Scheidet ein Vorstand aus dem Amt aus, kann einiges getan werden, um einen guten Übergang zu schaffen.
Erfolgreicher Vorstandswechsel
$
So gelingt ein guter Vorstandswechsel:
  • Sagen Sie „Danke“ für geleistete Vorstandsarbeit.
  • Schaffen Sie Strukturen für eine systematische Übergabe.
  • Schaffen Sie Möglichkeiten für die Einbindung von „Ehemaligen“ (z.B. als Mentor_innen oder Unterstützung für neue Vorstände).
  • Ermöglichen Sie den Kontakt zwischen alten und neuen Vorständen zur Erfahrungsweitergabe und Beratung.
  • Bedenken Sie: Nachfolgeplanung muss kontinuierlich erfolgen.